Intrekken aanbesteding = ondernemersrisico? Mooi niet!

De overheid maakt soms een potje van aanbesteding. Want wat als een ondernemer bloed, zweet en tranen heeft gestoken in een aanbesteding voor een overheidsopdracht die uiteindelijk helemaal niet doorgaat? 4 ondernemers vertellen over de schade die ze daardoor opliepen.

 

Zo’n 350 uur waren tekenaars, calculators en engineers van Harwig Installatietechniek bezig met het winnen van een overheidsopdracht: de bouw van een regionaal centrum waar onder meer een kinderopvang en een bibliotheek zouden komen. Een tijdrovende klus, maar hopelijk met een mooi resultaat. ‘Het project werd ingetrokken. De aanbestedende partij had zich verkeken op de totale kosten’, zegt Friso Ypma van het bedrijf. ‘Al het werk voor niks gedaan.’ Wat er dan gebeurt? Helemaal niets. Als ondernemer krijg je geen vergoeding voor de verloren uren. Want dat is nou eenmaal ondernemersrisico, besloot minister Kamp vorig jaar.

 

Intrekken aanbesteding = ondernemersrisico!?!

Niet zoals het zou moeten zijn, zegt Laurens de Vrijer van UNETO-VNI. ‘Een ondernemer gaat er wel vanuit dat de overheidsopdracht daadwerkelijk aan iemand gegund wordt. Anders bespaar je je de moeite om mee te doen.’ Dat risico lopen ondernemers geregeld, blijkt uit een onderzoek dat werd uitgevoerd in opdracht van het ministerie van Economische Zaken. Op basis van een enquête onder aanbestedende diensten kwamen de onderzoekers tot de conclusie dat zo’n 10 procent van de aanbestedingen voortijdig wordt afgebroken. Dat is meer dan de 3 tot 5 procent die in TenderNed vermeld staan, waarin overigens niet alle ingetrokken aanbestedingen ingevoerd worden. Dat gaat om forse opdrachten, gezien het feit dat er jaarlijks voor zo’n 74 miljard wordt aanbesteed. In een enkel geval krijgen ondernemers een vergoeding voor de gemaakte uren, maar eigenlijk gebeurt dat bijna nooit.

 

‘als je veel uren in een aanbesteding steekt, moet je er ook vanuit kunnen gaan dat ie doorgaat’

 

‘Waarom een aanbesteding wordt gestaakt, is vaak moeilijk te achterhalen’, zegt Theo Scholte van Bouwend Nederland. ‘Projecten kunnen van de markt gehaald worden door het ontbreken van vergunningen of door gebrek aan politiek of maatschappelijk draagvlak. Of als de voorbereidingstijd lang is geweest, kunnen stijgende prijzen ervoor zorgen dat de inschrijfsommen tegenvallen.’ Hoe dan ook: het is – op zijn zachtst gezegd – erg vervelend voor ondernemers. ‘Deelnemers aan aanbestedingen maken uren. Ik vind dat je bij een aanbesteding moet kunnen verwachten dat er voldoende zekerheid is over het realiteitsgehalte van de opdracht.’

 

Overheid moet huiswerk wel goed doen bij aanbesteding

‘Kijk, een presentatie geven vinden we natuurlijk niet erg’, zeg Ypma van Harwig Installatietechniek. ‘Dat hoort erbij. Maar zodra je door de voorselectie bent en de hele molen van calculatie en engineering gaat lopen, dan is het heel vervelend als een project wordt afgeblazen. Dat kost ons geld.’ Reden nummer één voor het intrekken van een aanbesteding is toch dat de prijs die de aanbestedende partij in zijn hoofd heeft niet overeenkomt met wat de markt aanbiedt, zegt Ypma. Daar zijn overheidspartijen soms te naïef in – ze willen te vaak voor een dubbeltje op de eerste rij zitten. ‘Doe je huiswerk’, raadt Ypma aan. ‘Kijk realistisch naar de prijzen, weet wat je wilt hebben. Dan hoef je de aanbesteding op een later moment ook niet terug te trekken.’ 

Kamer praat 8 februari over aanbestedingOp donderdag 8 februari praat de commissie Economische Zaken en Klimaat over mogelijke tegemoetkoming voor ondernemers die te maken hebben met een ingetrokken aanbesteding. Volgens VNO-NCW en MKB-Nederland moeten ondernemers die te maken hebben met een ingetrokken aanbesteding daar een tegemoetkoming voor krijgen. Dat past volgens de ondernemingsorganisaties goed in de wens van de overheid om beter en slimmer aan te besteden.

Ook ontwerpbureaus doen regelmatig mee aan aanbestedingen. Ze zijn een belangrijke bron van opdrachten voor deze ondernemers die bijdragen aan het oplossen van complexe communicatieprojecten van de overheid. Maar in de branche klotst het geld niet bepaald tegen de plinten, zegt Kitty de Jong van branchevereniging BNO. ‘Dus als een aanbesteding niet doorgaat, is dat extra pijnlijk. Zeker als de ondernemer in kwestie er al veel uren in heeft gestoken en de organiserende partij de zaakjes niet op orde heeft waardoor een project vooruit wordt geschoven – bijvoorbeeld omdat er gereorganiseerd moet worden. Ik vind het geen raar idee dat je een vergoeding betaalt als dan een aanbesteding wordt ingetrokken.’

 

Te gemakkelijk intrekken aanbesteding zorgt voor verlies vertrouwen

Erik Vos van het Arnhemse ontwerpbureau Het Lab maakte dat mee. Voor het COA leverde zijn bureau een compleet plan inclusief schetsontwerpen. Totale kosten: 42 uur werk, 3500 euro inclusief alle materialen. Zo’n 23 bureaus deden er mee. Het COA blies de aanbesteding uiteindelijk af. ‘Er werden tal van redenen aangevoerd’, zegt Vos. ‘Ze hadden dit eigenlijk niet willen aanbesteden, het was teveel om te beoordelen. En één onderdeel van de aanbesteding, het relatieblad, zou ophouden te bestaan.’ Kijk, zegt hij, je maakt van te voren een inschatting: hoe groot is de kans dat de opdracht gewonnen wordt en valt je investering te verdedigen, zeker als er al wordt gevraagd om heel uitgebreide schetsen? Maar op het moment dat de aanbesteding dan wordt teruggetrokken, doet dat er niet meer toe. Vos: ‘Je verliest ook het vertrouwen in aanbesteding: waarom zou je nog voor de overheid willen werken als opdrachten zo makkelijk ingetrokken kunnen worden?’

 

‘waarom zou je voor de overheid willen werken als een opdracht zo makkelijk wordt ingetrokken?’

 

Dat overheden slecht voorwerk doen, maakte ook Bart Leupen van het Haagse bureau Ontwerpwerk mee. ‘Ik merk soms dat inkopers er weinig kaas van hebben gegeten hoe je een goede aanbesteding opstelt’, zegt Leupen. ‘Ik maakte laatst mee dat een aanbesteding ging over vormgeving, maar dat er in de uitvraag ook werd gesproken over communicatieadvies terwijl de aanbesteding daar niet over ging. Daar komen ze dan pas achter als er al inschrijvers zijn. Ook die aanbesteding werd teruggetrokken.’ Weet wat je vraagt, zegt Leupen. ‘Het valt me echt op dat ontwerpbureaus inkopers soms moeten vertellen wat gebruikelijk is bij grafische vormgeving. Dat is toch raar?’ Bezint eer ge begint, wil hij maar zeggen.

 

Vergoed schade bij intrekken aanbesteding

Een vergoeding voor gemaakte kosten bij een ingetrokken aanbesteding zou enerzijds de risico’s afdekken voor met name kleinere ondernemers: de Aanbestedingswet was er nou juist voor bedoeld om meer kleinere ondernemers een kans te geven. Maar anderzijds kan het ook een goede incentive zijn om aanbestedende diensten vooraf beter na te laten denken over wat ze nou eigenlijk willen en daar de markt nadrukkelijk bij te betrekken, zegt Vincent de Vaal, bedrijfsjurist bij de leverancier van digitale infrastructuur Eurofiber. ‘Voor hen is het dan namelijk ook een vorm van kapitaalvernietiging als een aanbesteding wordt ingetrokken. Flauw gezegd gooi je eigenlijk belastinggeld weg.’