Problemen met thuiswerken? 12 tips om dat slim aan te pakken

Thuiswerken is het nieuwe normaal voor velen. Maar niet meer naar kantoor of het bedrijf gaan is niet zonder nadelen. Hoe ga je om met klanten die je niet meer fysiek spreekt? Wat komt er in de plaats van samen met je collega koffie drinken? Hoe blijft het bedrijf creatief? Vier ondernemers zitten vol tips over hoe om te gaan met thuiswerken, ook ná corona. 

Hoe hou je iedereen betrokken bij het bedrijf en bij elkaar?

Even een kletspraatje maken met een collega is veel moeilijker als je thuis werkt. Hoe houd je een gevoel van collegialiteit. Bij softwarebedrijf Wortell (klemtoon op de laatste lettergreep) hebben ze een digitale koffieautomaat, die toepasselijk ‘keukenpraat’ heet, vertellen Chantal van Velzen en Franck van Diest.

 

# Tip 1 Richt een digitaal koffiehoekje in en…

Zorg ervoor dat bij iedereen duidelijk is dat een digitaal koffiehoekje ook écht alleen maar gebruikt moet worden als kletshoekje. ‘Gesprekken gaan over van alles en nog wat’, zegt Chantal van Velzen. ‘Zo hoorde ik dat een ander team bij ons een digitaal bedrijfsuitje had, maar je ziet ook dat mensen vragen om tips voor een goede e-reader.’ 

 

# Tip 2 …klets wat af

Laat de werknemers lekker van zich af kletsen. ‘Wij hebben op Keukenpraat een heel lichte moderator, vooral om te waarborgen dat de sfeer informeel blijft’, legt Franck van Diest uit. ‘Wees niet bang dat er iets misgaat. Je hebt ook geen zicht op de gesprekken bij het echte koffiezetapparaat.’ 

 

# Tip 3 Hou het vrijblijvend

Informeel betekent ook niet verplicht. Zoals op de werkvloer de een meer geneigd is tot smalltalk dan de ander, zal dat ook gelden voor digitale koffiehoekjes. Van de 230 werknemers van Wortell zijn er 158 aangesloten bij Keukenpraat en dat is prima zo, zegt Frank van Diest. ‘Met sociaal contact, komt ook sociale druk. Accepteer dat niet iedereen zin heeft om daaraan mee te doen.’

Hoe werk je nieuwe mensen in als iedereen thuiswerkt? 

Bij verzekeraar Achmea was de weg naar meer thuiswerken al ingezet voordat we wisten wat corona was. Het virus heeft die ontwikkeling wel enorm in een stroomversnelling gebracht. Want opeens ruim 11.000 mensen hebben die allemaal vanuit huis werken, is een flinke opgave. Dit is wat Sander van Ekeren, senior manager Rewards bij Achmea, doet:

 

# Tip 4 Doe de kennismaking wel fysiek

De regels zijn verscherpt, steeds minder mensen mogen samenkomen, maar Van Ekeren voorziet dat het altijd nog wel mogelijk is om incidenteel op kantoor af te spreken. ‘Als je het hebt over nieuwkomers in het bedrijf, of onboarding zoals we dat noemen, dan kan de sollicitatie nog wel fysiek plaatsvinden. Ook nu iedereen thuiswerkt. De eerste dag, het inwerken, kan ook in sommige gevallen op kantoor. Daarna leer je iedereen online kennen, via Teams. In groepen of bilateraal.’ 

 

# Tip 5 Ga vloggen

Bij de onboarding was het vóór corona gebruikelijk dat bij Achmea iemand van de Raad van Bestuur zich persoonlijk aan de nieuwkomers voorstelde. Die stap is online gegaan, licht Van Ekeren toe. ‘Nu komt hij of zij via Teams zich voorstellen en iets vertellen over het bedrijf.’ Maar leden van de Raad van Bestuur vloggen nu ook. ‘Dat is een prima manier om medewerkers op de hoogte te houden, te vertellen wat er speelt en adviezen te geven. Dat draagt bij aan de cultuur én om het kennisniveau hoog te houden.’

 

Met al het thuiswerken is het ook belangrijk mentaal gezond te blijven. Vitaal Bedrijf heeft 7 tips hoe je dat voor elkaar kunt krijgen. Hier kun je ze vinden

 

# Tip 6 Maak eens een wandeling

Je spreekt elkaar bijna alleen online, dus zorg ervoor dat het kwalitatief goede gesprekken zijn, adviseert Van Ekeren. ‘En soms is het prettiger iemand persoonlijk te spreken. Denk dan eens aan een wandeling in het bos of op het strand. Dat is ook een prima idee om te zien hoe het nieuwkomers vergaat. Zorg voor een veilige afstand, dan moet dat zeker nog kunnen.’

Hoe zorg je dat je creatief blijft nu iedereen op afstand zit?

Van hectiek en hergroeperen in maart, naar creativiteit en nieuwe, goedlopende projecten en producten nu. Interieurontwerper, productontwikkelaar en producent Zwartwoud & Vorm Martini reageerde op corona door op zoek te gaan naar kansen. Dit is wat Karst Wouda, algemeen directeur, adviseert:

 

# Tip 7 Zorg voor ‘wij-gevoel’

‘In maart brak de ellende uit en dan ben je alleen maar bezig met hectiek en hergroeperen’, herinnert Wouda zich die eerste bizarre periode. ‘We regelden de afscherming van de productie, zodat dat veilig kon gebeuren, en onze creatievelingen gingen thuiswerken.’ Maar na twee weken riep Wouda zijn ‘crea’s’ en de verkoopafdeling bij elkaar om te brainstormen. ‘Dat deden we met de slogan ‘Van crisis naar creativiteit’.’ Het is bijna, analyseert Wouda, als een soort afspraak: ‘Je zegt met elkaar ‘we gaan dit samen te lijf’ en dat is ook belangrijk voor een positieve dynamiek, de creativiteit, voor het hele bedrijf.’

 

# Tip 8 Zie de crisis als een kans

‘Het klinkt misschien wat wrang en ik wil ook niks afdoen aan iedereen die zwaar te lijden heeft onder corona, maar deze crisis is ook een prachtige tijd voor kansen’, aldus Wouda. Uit die brainstormsessie kwam dat het bedrijf producten ging ontwikkelen voor bestaande en nieuwe klanten. Wouda: ‘We werken voornamelijk voor retail, kantoren en de horeca. Die zijn zwaar getroffen, dus hebben we nieuwe branches benaderd.’ Kuchschermen, een ‘Pankki‘ (een bank voor de zorgsector die het mogelijk maakt dat een familielid of naaste bij de patiënt kan blijven wat herstelbevorderend werkt), een circulair whiteboard en de Z-2-Home (thuiswerkmodule van duurzame materialen), het bedrijf maakt nu allerlei nieuwe producten. Wouda: ‘Het zijn allemaal voorbeelden van wat creativiteit kan opleveren als je nieuwe wegen kiest.’

 

# Tip 9 Bel eens om te vragen hoe het gaat

‘Ik vind het belangrijk dat je onderling contact houdt, om te kijken hoe het met elkaar gaat. Gewoon, even bellen bijvoorbeeld. Ik merk dat zeker creatieve mensen op kunnen gaan in hun eigen wereld. Dus dan is thuiswerken prima, zou je zeggen, want dan komen ze echt in een creatieve zone.’ De directeur ziet echter ook een gevaar: ‘Omdat de grens tussen thuis en werk niet helder is, moet je ze soms beschermen om niet juist te veel te gaan werken. Zo hou je ze creatief en betrokken.’

Hoe kom je nog aan nieuwe klanten als iedereen thuiswerkt?

‘Architecten zitten graag letterlijk met opdrachtgevers om de tafel om samen tekeningen te bespreken en maquettes te bekijken. Dat is weggevallen. Je kunt bijna niet meer met het schetspotlood in de hand naast elkaar zitten’, vertelt architect Francesco Veenstra, partner bij Vakwerk Architecten. Zo pakt hij dat aan:

 

# Tip 10 Zorg dat je elkaar echt goed ziet

‘Wat je mist zijn die details in non-verbale communicatie’, vertelt Veenstra. ‘Wat vindt je collega? Hoe reageert je klant op het voorstel? Daarom hebben we veel en grote beeldschermen, waarop iedere deelnemer te zien is, soms groter dan in werkelijkheid. Dat helpt om signalen op te pikken.’ Ook belangrijk, legt Veenstra uit, is goede communicatie aan tafel. ‘Dat is een must om de planning te halen en de juiste kwaliteit te leveren.’

 

# Tip 11 Zoek nieuwe manieren om opdrachtgevers te vinden

Waar het gaat om nieuwe opdrachten, is Veenstra zelfs een beetje verbaasd hoe goed dat kan online. ‘We kregen altijd al via ons netwerk nieuwe klanten, maar we zien nu dat bijvoorbeeld LinkedIn een zeer effectieve manier is om snel met nieuwe partijen in contact te komen; het bereik is enorm.’ En als er interesse is, is een Teams-gesprek populair. Veenstra: ‘Mensen vinden het heel prettig dat ze voor een introductiegesprek geen reistijd hebben, heel snel met ons kunnen praten en toch een eerste indruk kunnen krijgen. Die tijdwinst is belangrijk. En als potentiële klanten iets van ons werk willen zien, dan kunnen we materiaal vooraf langsbrengen.’

 

# Tip 12 Tot slot: wen er maar aan, dit blijft

Voor de toekomst, na corona, voorziet Veenstra een hybride vorm van werken. Thuiswerken blijft en daarnaast werken waar je kan en wil. ‘Die kant zijn wij tweeënhalf jaar geleden al opgegaan met ons Vakwerkhuis in Delft. Je kunt bij ons ruimte huren voor als je een dag of twee op kantoor wil zitten en de rest thuis wil werken. Of als je hoofdkantoor in Amsterdam zit en je in Delft woont kan je bij ons aanschuiven. Dat soort co-working zal zich de komende jaren verder ontwikkelen.’

 

Op de hoogte blijven van onze beste artikelen? Schrijf je dan gratis in voor onze nieuwsbrief. 

Thuiswerken? Dat is topsportAlle thuiswerkers moeten wennen aan het nieuwe normaal. Ideeën om nieuwe klanten te vinden, creatiever te werken en de groepscohesie te bewaken zijn welkom, maar alles staat of valt met de gezondheid. Daarom hebben VNO-NCW en MKB-Nederland in samenwerking met de stichting NL Onderneemt Maatschappelijk! het platform ‘Thuiswerken is Topsport’ opgezet. Het biedt handreikingen om deze periode, maar ook thuiswerken ná corona, veilig en gezond door te komen. Een paar tips op een rijtje:
#Tip 1:  Richt je werkplek goed in
Als het kan, maak dan werk van je werkplek. Dus stel je bureau en stoel goed in, zoals dat ook op kantoor gebeurt. Zorg voor voldoende licht en ook de lucht moet gezond zijn; koop dus een plant, of twee.
#Tip 2: Blijf in beweging
Thuiswerken is thuis zitten. Meestal. Let er goed op dat je niet alleen maar zit, maar ook beweegt. Dat kan ook tijdens het werken, bijvoorbeeld door een telefoongesprek al ijsberend te voeren. Las micropauzes in en doe dan een paar kleine oefeningen.
#Tip 3: Denk ook aan mentale fitheid
Het is een flinke belasting om thuis te moeten werken. Niet alleen fysiek, maar ook mentaal. Let daar op en praat met collega’s en/of professionals als je ergens mee zit. Eet gezond, probeer genoeg slaap te krijgen en zorg voor momenten van rust. Doe rustig aan met social media, omdat daar ook veel negatieve prikkels van kunnen komen. Bel ook je collega’s om te vragen hoe zij zich voelen.
#Tip 4: Breng structuur aan
Niet iedereen is goed in schema’s en lijstjes, maar thuiswerken kan overzichtelijker zijn als je er structuur in aanbrengt. Verdeel de dag in blokken waarin je werkt en waarin je rust. Ruim tijd in voor een (gezonde!) lunch. Bedenk wat je wil af krijgen en zorg voor haalbare doelen.